Timpul este o resursa limitata si in scadere continua, iar modul in care il planificam diferentiaza persoanele productive de cele neproductive. Din cauza numarului mare de activitati pe care le avem de facut, pot interveni stresul, dezinteresul sau amanarea. Cu totii avem nevoie de un bun management al timpului, concretizat prin eficienta, sporirea productivitatii si indeplinirea obiectivelor propuse.

Stabilirea prioritatilor

Un pas important in time management este stabilirea prioritatilor. O tehnica recunoscuta este matricea Eisenhower. Aceasta metoda de prioritizare aduce in prim-plan diferenta dintre important si urgent. Sarcinile pot fi de patru feluri: urgente si importante; importante, dar nu urgente; urgente, dar nu importante; nici urgente, nici importante.

Oamenii pierd foarte mult timp cu cea de a treia categorie de sarcini, cele urgente, dar nu importante si de aceea sarcinile importante, dar nu urgente sunt amanate. Activitatile care nu sunt urgente si nici importante – ca timpul petrecut pe retelele de socializare sau vizionarea programelor TV – distrag atentia de la lucrurile importante si te fac sa pierzi timp pretios.

Scrie pe o coala de hartie toate activitatile pe care le ai de facut conform celor patru categorii de sarcini de mai sus si incearca sa le evaluezi pe fiecare dupa importanta.

Metode de eficientizare a timpului

Incepe-ti ziua cu proiectul cel mai dificil la care ai de lucrat. Nu il lasa pe ultima suta de metri si lucreaza la el din timp, cateva ore pe zi, de obicei dimineata – atunci cand ai cea mai multa energie. Invata sa spui „Nu”! Nu raspunde afirmativ de fiecare data cand ti se solicita ajutorul. De multe ori, persoana care ti-l cere isi poate rezolva singura problemele.

Fa-ti un plan cu activitatile pe care trebuie sa le faci intr-o zi, saptamana, luna sau chiar un an. Imparte-le in sarcini mai mici la care sa lucrezi constant si cu determinare.

Atunci cand te deplasezi, poti face multe activitati. Spre exemplu, poti da telefoane, scrie e-mail-uri sau asculta audiobook-uri. Nu este necesar sa pierzi vremea acasa pentru a face aceste lucruri, unde poti face ceva mult mai productiv.

Rezolva cele mai dificile sarcini cand ai multa energie. Daca te vei apuca de o sarcina grea atunci cand esti obosit, te vei chinui si vei pierde mult timp. Relaxeaza-te, iesi la o plimbare scurta si apoi incepe lucrul. Vei vedea ca iti va veni si pofta de munca.

Tehnica celor doua minute spune ca, atunci cand apare o sarcina pe care o poti rezolva in maximum 2 minute, sa o faci pe loc, sa nu o amani.

Limiteaza timpul petrecut online care, de cele mai multe ori, este ineficient. Atunci cand te apuci de lucru, nu te lasa distrat de Facebook sau nu te apuca sa iti verifici mailurile. Lasa aceste activitati pentru perioadele de pauza dintre sesiunile de lucru sau dupa ce ai facut tot ce ti-ai propus in ziua respectiva.

Simplifica-ti sarcinile si renunta la cele inutile. Ocupa-te de fiecare activitate pe rand si concentreaza-te exclusiv asupra ei. Nu te apuca de mai multe lucruri deodata deoarece poti sa nu termini niciunul.

Metoda Getting Things Done – GTD

Conform metodei, de fiecare data cand apare o noua sarcina de facut, trebuie sa te gandesti daca este necesar sa o rezolvi sau nu. Daca da, atunci ai la dispozitie trei metode: o realizezi imediat, daca timpul de rezolvare este scurt, de cateva minute, delegi o alta persoana sau o amani.

Daca ai de realizat un proiect mai amplu, trebuie sa identifici toate fazele proiectului si sa le stabilesti ordinea logica. La fiecare etapa trebuie sa descrii actiunile generale si secundare pe care le vei intreprinde pentru finalizarea proiectului.

Alte metode de time management

Alte metode sunt: Zen to Done, Sistemul Franklin-Covey, Sistemul Dubleaza-ti Productivitatea, Tehnica piramidei, Do it tomorrow, Autofocus s.a.

„Nu mai poti recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poti doar sa il folosesti mai bine in viitor.” – Ashley Ormon

Articol scris de,
Andreea Corneanu – Junior Content Marketing