Pentru a deveni cu adevarat mai productivi, trebuie sa intelegem modul individual in care functionam (fie ca este vorba despre munca sau viata personala) si sa identificam cum sa realizam activitatile de zi cu zi mai inteligent.
Acest proces se poate reduce in mare parte la realizarea unor schimbari comportamentale calculate. Dar care este rolul tehnicilor de productivitate in tot acest proces?
Hai sa descoperim impreuna 5 tehnici testate care iti maresc productivitatea. Alege-o pe cea potrivita tie:
Tehnicile de productivitate sunt strategii concepute pentru a va ajuta sa va atingeti obiectivele cu cat mai putin efort si fara stres posibil.
Majoritatea tehnicilor de productivitate se bazeaza pe o anumita forma de stiinta comportamentala, menita sa profite de modul in care functioneaza creierul tau. Desi sunt structurate, acestea sunt de obicei flexibile si usor de adaptat.
Exista zeci de sisteme de productivitate, asa ca tot ce trebuie sa faci e sa il alegi pe cel care se potriveste cu stilul tau de viata. Daca crezi ca se potriveste si il poti include in rutina ta, incearca-l!
Fa propriul tau experiment de productivitate si imbunatateste-ti productivitatea!
1. Regula de trei
Regula de trei este o tehnica excelenta pentru oamenii care sunt prea ambitiosi sau care scriu liste de sarcini pe care rareori le completeaza. Presupune prioritizarea a ceea ce este cel mai important si concentrarea pe a avea un rezultat semnificativ pe zi.
Aceasta tehnica presupune pur si simplu sa notezi trei lucruri pe care vrei sa le obtii in fiecare zi. In mod esential, acestea nu ar trebui sa fie sarcini – ar trebui sa fie rezultate, cum ar fi „raportul complet al cheltuielilor”.
Incepand ziua cu trei intentii semnificative, iti reamintesti continuu de ceea ce este important si pe ce ar trebui sa te concentrezi. Aceasta actiune aparent mica poate avea un rezultat mare.
2. Blocarea timpului
Blocarea timpului este o tehnica de productivitate care imparte programul zilnic in unitati stabilite, cum ar fi, de exemplu:
- 10 minute pentru e-mail,
- 60 de minute pentru a lucra la un document
- 20 de minute pentru a defini un nou proiect.
Limitarea timpului pe care il petreceti intr-o sarcina este un raspuns direct la Legea Parkinson, care sugereaza ca munca se extinde adesea pentru a umple timpul pe care i-l acordam, in loc de timpul necesar efectiv pentru a o finaliza.
In loc sa permita unei sarcini sa se intinda intr-un program fara margini, blocarea timpului defineste exact timpul pe care il acorzi fiecarei sarcini.
In plus, pentru ca fiecare bloc de timp este relativ mic, poate adauga o presiune competitiva, ajutandu-ne sa ne mentinem concentrati si orientati spre rezultate.
3. Nu te repeta
Tehnica Don’t Repeat Yourself (sau Principiul DRY) se refera la economisirea de timp prin reutilizarea si reciclarea lucrarilor pe care le-ati facut deja.
Repetarea este prin natura sa ineficienta si inutila, asa ca principiile DRY va incurajeaza sa creati fluxuri de lucru si sabloane pentru a o minimiza.
Un exemplu evident sunt sabloanele de e-mail: mai degraba decat sa scrieti din cand in cand ceea ce este in esenta acelasi e-mail, creati un sablon si modificati-l dupa cum este necesar.
Aceasta strategie poate fi extinsa si pentru a elimina sarcinile cu valoare redusa si repetitive – exista o multime de aplicatii care automatizeaza complet administrarea zilnica, inclusiv programarea intalnirilor.
Ideea este sa iti eliberezi cat mai mult timp si mai mult spatiu pentru sarcini complexe si importante
4. Regula 80/20
Numit si Principiul Pareto, regula 80/20 este o alta tehnica de productivitate care ne incurajeaza sa facem mai mult din munca noastra de cea mai mare valoare.
Acesta sugereaza ca 80% din efecte sunt generate din 20% dintre cauze. Regula 80/20 ne spune de fapt ca, in majoritatea cazurilor, doar 20% din ceea ce avem sau facem este cu adevarat important, iar de restul de 80% ne-am putea lipsi fara ca rezultatele obtinute sa fie mai slabe.
Este vorba despre identificarea sarcinilor noastre in mod corect si sa stabilim care dintre ele ofera cel mai mare castig. Apoi, sa le prioritizam si sa ne consumam energia in locul potrivit.
Gandeste-te la acele zile in care petreci ore intregi sarind de la sarcina la sarcina (multitasking), dar nu ai rezolvat mai nimic. Acest lucru este cauzat, probabil, de faptul ca ti-ai petrecut timpul cu lucruri gresite.
Regula 80/20 este conceputa pentru a adauga sens si valoare zilei tale, incurajandu-te sa prioritizezi intotdeauna ceea ce are sens.
5. Jurnal de productivitate
Jurnalul de productivitate este o forma intentionata si indelungata de reflectie productiva. Daca va place sa scrieti, aceasta tehnica s-ar putea sa vi se potriveasca: in esenta, va scrieti obiectivele si activitatile si va documentati realizarile intr-un mod bogat si descriptiv.
In fiecare saptamana, iti citesti jurnalul, reflectezi asupra succeselor si esecurilor tale si folosesti aceste informatii pentru a te imbunatati.
Deoarece un jurnal de productivitate iti permite sa documentezi aspectele emotionale ale performantei tale (cum ar fi cum te-ai simtit cand faci o sarcina si ce nu ti-a placut), iti poate oferi spatiu pentru a lua in considerare aspecte mai calitative ale productivitatii tale.
Scrierea sentimentelor si obiectivelor intr-un jurnal are avantajul suplimentar de a fi terapeutica. In plus, simti ca ti-ai oferit un pic de claritate in timp ce descoperi aspectele pozitive si negative pentru a-ti spori productivitatea.
Poti citi despre Tehnici si metode de organizare a timpului, AICI.
Sau despre cum Miscarea de dimineata iti poate creste productivitatea, AICI.
Ce tehnica crezi ca ti se potriveste? Lasa-ne un comentariu, suntem curiosi!
Articol scris de,
Anca Cepreaga – Marketing Specialist
