Mindannyian járunk különböző eseményekre: színház, opera, mozi, születésnap, esküvő, keresztelő, konferencia és termékbemutató Ezekről a helyszínekről mindig egy bizonyos benyomással távozunk. Mindenki volt már sikeres és kevésbé sikeres eseményen.
De… mitől lesz sikeres bármilyen esemény?
Alapvetően az összes esemény 3 nagy részből tevődik össze: esemény előtti időszak (előkészület), az esemény maga és az utána következő, eseményhez kötődő feladatok.
Ebben a cikkben néhány olyan fontos tanácsot találsz, amelyeket ha figyelembe veszel, biztos lehetsz abban, hogy az általad szervezett esemény nem fog hiányt szenvedni lelkesedésben, és a csapatod is élvezni fogja.
Mindig az előkészítéssel kezdd. Az esemény céljának, koncepciójának meghatározására fókuszálj, és ezekhez állíts össze egy cselekvési- és marketingtervet.
1. Az esemény koncepciója
Az esemény típusától függően válaszd ki a bemutató formáját, és azt, hogy milyen módszerekkel fogod népszerűsíteni. Új terméket szeretnél bemutatni? Szeretnéd, ha a barátaid kipróbálnák a termékeket? Meg szeretnéd mutatni nekik a legújabb méregtelenítő csomagot? Vagy azt, hogy miként kereshetnek pénzt a Life Care vállalkozással?
Az esemény céljától függően nemcsak a helyszínt választhatod meg, hanem az optimális elrendezésről is gondoskodhatsz. Ha termékbemutatód lesz, akkor használd a rendelkezésedre álló termékkatalógust, a bemutatni kívánt termékeket és a róluk szóló bemutató anyagokat.
2. Az esemény helyszíne
Legalább egy hónappal előtte válaszd ki az esemény helyszínét, és kezdd el népszerűsíteni! Nagyon fontos, hogy az esemény típusa és a megcélzott közönség (azok a személyek, akiket meghívsz az eseményre) tükrében válaszd ki a helyszínt.
3. Meghívás az eseményre
Attól függően, hogy milyen közönséget szeretnél meghívni az eseményre, alkoss egy szöveget látványos képi világgal, amelyen az összes lényeges kérdést (Hol? Ki? Mikor? Hogyan?) megválaszolod.
A választott kommunikáció módjától függően természetesen a szöveg is változik. A kommunikáció legáltalánosabb módjai: telefon, sms, e-mail, honlap, közösségi média (kiváltképp a Facebook). Mindegyiknek megvan a saját maga célközönsége.
Legalább egy héttel előtte pontosan tudnod kell, hogy hányan vesznek részt az eseményen, hogy logisztikai szempontból elő tudd készíteni a szükséges anyagokat: ajándékok, térképek, kávészünetek, a helyiségben lévő székek száma, az elrendezés módja, stb.
4. A forgatókönyv
Fontos tudnod, hogy milyen előkészületeket kell megtenned az esemény előtt. Azt, hogy milyen logisztikára van szükséged. Például ha rendelned kell, akkor legalább 3 munkanappal előbb meg kell kapnod azt.
Emellett az eseménynek legyen egyértelmű forgatókönyve, és ehhez tartsd is magad az esemény alatt. A forgatókönyv minden részletéhez válassz ki egy olyan felelős segítőt, aki segít neked és felügyeli az eseményeket. Természetesen az nyilvánvaló, hogy az esemény komplexitásától függően több vagy kevesebb erőforrásra lehet szükséged.
5. Az előadók
Mindenki, aki a közönséghez beszél, tudnia kell azt, hogy miről beszél, és közben a megadott idősávba is be kell férnie. Emellett egy olyan személyre is szükség van, aki moderátorként pontosan ismeri az előadók sorrendjét és minden fontos –„pillanatot” felvezet. A közönség iránti tisztelet azt jelenti, hogy az előadó nagyon jól ismeri azt a témát, amelyet be szeretne mutatni nekik.
Mit nem szabad szem elől tévesztened a helyszínen? A résztvevők, az előadók fogadását, az esemény moderálását és bemutatását, a további információk átadását segítő szünetek szervezését, a tesztelés céljából bemutatott termékeket és a kávészünet biztosítását.
Az esemény végén minden résztvevőnek odaadhatod az ajándékokat, és újabb visszajelzéseket kérhetsz. Ebben egy kérdés- és válaszsorozat, vagy akár egy visszajelzési űrlap is segíthet. Minden kritika, észrevétel ajándék számodra, hiszen így a következő alkalommal még jobb eseményt szervezhetsz.
Egy igazán sikeres esemény nem ér véget a végén, hanem a résztvevőkkel való kapcsolattartással folytatódik. Lépj kapcsolatba velük, kérd ki a véleményüket az eseménnyel kapcsolatban és különböző ahhoz kapcsolódó témákról. Reagálj az új kérdésekre, és tisztázd a fontos kérdéseket.
Úgy tartják, hogy 3-4 találkozó után kerül sor az értékesítésre. Nos, … ezért nagyon fontos, hogy megismerd a közönségedet, felmérd az igényeiket, és a megfelelő termékeket kínáld nekik.
Sok sikert a jövőbeli eseményeidhez!